26.8.14

Siete 7 normas para ser más efectivos en las reuniones de trabajo

Muchos de nosotros hemos tenido que asistir a centenares de reuniones de trabajo en nuestra vida. Y muchas de ellas no han servido para casi nada y seguro que no para todo lo que se pretendía. 

Los que somos asiduos a estas reuniones que deberían ser muy válidas, a estas gestiones de grupo para optimizar procesos, sabemos que hay que mejorarlas, que se deben basar en unos criterios mucho más cerrados. 

Veamos algunas pautas para mejorarlas.

Aunque ya se pueden hacer online es verdad que todavía es necesario hacerlas presenciales por varios motivos, sobre todo por no tener experiencia amplia entre todos los integrantes para hacerlas de otra forma. Y en una reunión de trabajo debemos ir tan rápidos como el más lento.

Es muy importante que toda reunión de trabajo se convoque de forma suficiente y con una antelación lógica según el horario y el lugar. Requerir confirmación y dejar muy claro la hora de inicio y de finalización. Intenta que sea un horario al menos en gran parte, laboral y lógico para que no estén más pendientes en terminar que en sacar provecho.

No permitamos que en las reuniones se atiendan los teléfonos móviles o aquellos se puede convertir en un caos. Menos a los que tienen que intervenir como los coordinadores y si acaso solicitar que se salga de la sala a responder las llamadas.

Entrega con antelación a los participantes los documentos que deben haber leído. Solicita a todos los integrantes a la reunión que si deben dar a conocer algún documento, NUNCA lo lean en la reunión sino que lo envíen por email a los integrantes a través del coordinador. Nunca se debería leer el acta de la sesión anterior si fuera necesario, sino mandarla con antelación a los integrantes y simplemente solicitar su aprobación o discrepancia.

Levanta acta de las reuniones, aunque no sea obligatorio, y aunque sea de forma sucinta. Es importante saber los integrantes que finalmente han acudido y lo que se ha tratado, tomando nota de quien es el que ha iniciado el debate de cada tema y las posturas de cada uno de ellos. Las actas son importantes para otras sesiones.

Nunca debemos traspasar el tiempo establecido sin un asunto importante que haya salido en la reunión y sin antes solicitar permiso para ellos a todos los integrantes. Nunca debemos permitir que se divague, que se salga de los temas apuntados en la agenda, que alguno de los integrantes monopolice todas las réplicas.

Para finalizar siempre hay que sacar conclusiones bocetadas, leerlas en alto, y si hay que tomar acciones dejar claro quien la va a realizar y de qué tiempo dispone para su realización, además de a quien debe dar cuenta de sus conclusiones y si estas serán públicas o privadas.

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